【10XのNotion活用法】新入社員やパートナー企業もわかりやすく使える工夫
2021/12/10
こんにちは！10X編集部です。10Xでは、社内のドキュメント管理をNotionで行っています。
Notionの使い方やポリシーについて、以前キャリアハックさんに取材いただいて発信したことがあるのですが、今回は新入社員などの方にユニークと言われることの多いNoiton活用方法を4つピックアップしてご紹介したいと思います！
1.月報と年報で会社の歴史が早わかり
5つあるWORKSPACEの1つに「日・週・月・年報」があります。
このページでは、週報、月報、年報がNotionにまとめられています。（日報も以前はNotionに蓄積していましたが、組織拡大に伴いSlackに移行しました）
週次での全社の動きがまとまった週報については、Weekly All Handsや全体定例といった名で、会社全体で議事録として残しつつ会議で運用している組織も多いかと思います。
10Xでは週報に加えて、月報と年報も同じページにまとまっているのが特徴です。
月報は、「社内及び投資家向けに提出。当月の動きや財務状況を端的にまとめているもの」という位置づけで、月単位の各プロジェクトやチームの状況がまとまっています。
年報には年単位でのチームごとの振り返りのサマリ、社員一人ひとりの1年の振り返りページへのリンク、来年の目標などが記されています。
こうして週次だけでなく月・年単位での記録が残り振り返りやすくなっていることで、新入社員にとっても会社の歴史や現状が理解しやすくなっています。
2.パートナー企業とのプロジェクト管理にも活用、Stailerの共通仕様書の運用方針も策定
10Xではパートナー企業とのプロジェクト進行にもNotionを活用しています。アカウントを発行し、使い方をお伝えし、以前だったらメールでやりとりしていたようなコミュニケーションもページのコメント機能などを活用しスピーディーにやり取りを行っています。
また、Stailerは複数のパートナー企業にご利用いただいているため、共通のマニュアルや仕様ページなどをシェアするタイミングがあります。
組織外の人とNotionページ共有するときの運用方針は、どこの会社も迷われることが多いと思いますが、10XではStailerの共通仕様ドキュメントについて、現状下記のように運営方針を定めています（社内ドキュメントから抜粋）。
共通ドキュメントについて達成したいイシュー
以下の3点を達成する必要があります。
- 不特定多数の人に公開できる状態を保つ
- 更新性を保ち、断片化を防ぐ
- 閲覧状況が別のパートナーに伝わらないようにする
運用方針
- パートナー固有の情報を記載しない
- ページのDuplicateをしない (断片化を防ぐ)
- ページごとに個別の権限付与をしない
- できるだけテーブル表記を利用しない (Exportした際の可読性を考慮)
- アカウント単位でのShare・Share to webのいずれも利用しない
このようなルールを定め、ページのシェアを行う際にはPDFのエクスポートで行っています。
3.社員の「深い自己紹介」
メンバーの相互理解を目的として、社員一人ひとりの自己紹介をNotionでストックしています。その名も「深い自己紹介」。
書き方としてざっくり指定しているのは、「時系列の歴史とその時の感情を書いてください」ということ。家族構成やふるさとなど生い立ちの話に始まり、学生時代、就職後どんな会社で働いてきたかなど、端折らずにおのおのたっぷり5,000文字くらい書いている方が多いです。
今の自分に影響しているできごとや苦痛だったことなど、内容はさまざまで、これまでの仕事の経験や好きな考え方・苦手な考え方、ストレングスファインダーの結果を書いている人もいます。
どういうときに感情の起伏が発生するのか、お互いの心の機微を知ることで、コミュニケーションをスムーズに取れる関係を築くことや、発信できる範囲で自分からドキュメントにしておくことで、非同期的に自分を伝える事ができます。
4.自己紹介ページをプロジェクトのアサインでも活用
自己紹介ページは、プロジェクトのアサイン管理でも活用されています。
10Xではプロジェクト管理もNotionで行っていて、プロジェクト一覧ページ内に表示されるアサインは、自己紹介ページにLinked databasesで紐付いています。
こうすることで、自己紹介ページからその人がどんなプロジェクトに過去アサインされて、今どんなプロジェクトに参加しているのかが一目瞭然になるのがポイントです。
また、プロジェクト図を使わずしても、一貫してアサイン状況を確認できたり、新しく入社した人も、他の人がどういった業務をしているのかわかりやすくなっています。
まとめ
10XのNotion活用で一貫して感じるのは情報設計の精度を保つ姿勢。WORKSPACEの単位やその下位層でどの粒度で何を見せるか、ページの見出し1つからもわかりやすく使いやすいNotionに！という気概が伝わってくる運用をしています。
Notionを導入している会社の方はぜひ、みなさんの運用Tipsを教えてください！
また、10XのNotion活用についてももっと知りたいことなどあればTwitterなどでコメントをお待ちしています♪
